1. – Toepassingsgebied
Onderhavige algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle professionele relaties tussen de beroepsbeoefenaar en de cliënt. Afwijkingen dienen uitdrukkelijk en schriftelijk door beide partijen te worden aanvaard. In geval van tegenstrijdigheid tussen de inhoud van onderhavige algemene voorwaarden en de opdrachtbrief, heeft de opdrachtbrief voorrang. Overeenkomstig het gemeen recht kan de aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar enkel worden aangevochten voor opdrachten waarvan wordt aangetoond dat ze door hem werden aanvaard
2. – Totstandkoming van de overeenkomst
Behoudens andersluidend beding in de opdrachtbrief komt de overeenkomst tot stand en vangt ze aan: hetzij op het moment dat de door cliënt ondertekende opdrachtbrief door de beroepsbeoefenaar in ontvangst wordt genomen en door hem mede wordt ondertekend, hetzij op het moment dat de beroepsbeoefenaar aanvangt met de uitvoering van de opdracht op verzoek van de cliënt, indien deze aanvang op een vroeger tijdstip zou plaatsvinden. Indien de beroepsbeoefenaar de door de cliënt ondertekende opdrachtbrief nog niet heeft ontvangen, worden alle professionele relaties tussen partijen in elk geval beheerst door onderhavige algemene voorwaarden en de opdrachtbrief, vanaf het moment en voor zover deze contractuele documenten hetzij per brief, hetzij per fax, hetzij per elektronische post, hetzij persoonlijk door overhandiging tegen ontvangstbewijs aan de cliënt werden overgemaakt.
3. – Duur en opzegging van de overeenkomst
3.1. Recurrente opdrachten
3.1.1. Definitie
Onder ‘recurrente opdracht’ wordt verstaan: opdracht die bestaat uit opeenvolgende prestaties van eenzelfde aard die tegen bepaalde op voorhand bekende termijnen moeten worden uitgevoerd.
3.1.2. Duur en einde van de overeenkomst
Tenzij er in de opdrachtbrief een termijn wordt vermeld, wordt de overeenkomst voor recurrente opdracht geacht voor onbepaalde duur te zijn aangegaan. Beide partijen kunnen op elk ogenblik de overeenkomst beëindigen, onder de volgende voorwaarden: de opzegging dient per aangetekende brief ter kennis te worden gebracht van de andere partij, er dient een opzeggingstermijn te worden nageleefd van drie maanden. Deze termijn kan, ter keuze van de cliënt als hij de opzeg geeft, worden vervangen door een forfaitaire verbrekingsvergoeding van 25 % van de erelonen die overeenstemmen met de prestaties die gewoonlijk door de beroepsbeoefenaar werden geleverd met betrekking tot een volledig boekjaar of desgevallend kalenderjaar. Tijdens de opzeggingstermijn blijven de voorschriften van de opdrachtbrief en onderhavige algemene voorwaarden onverkort van kracht. Een afzonderlijk contract kan worden gesloten voor prestaties die na de beëindiging van de overeenkomst zullen worden geleverd, doch die betrekking hebben op de periode waarin de overeenkomst nog van kracht was.
3.2. Niet-recurrente opdrachten
3.2.1. Bepaling
Opdrachten die niet vallen onder de definitie voorzien in punt 3.1.1., worden als niet-recurrente opdrachten beschouwd.
3.2.2. Duur en einde van de overeenkomst
Behoudens tegenbewijs wordt de overeenkomst met betrekking tot een niet-recurrente opdracht geacht voor bepaalde duur te zijn gesloten. Ze eindigt door de uitvoering van de opdracht en, indien dit van toepassing is gelet op de aard van de opdracht, door de levering van de overeengekomen prestaties. In toepassing van art. 1794 BW, en desgevallend, in afwijking van art. 2004 BW., heeft de cliënt het recht om de overeenkomst vroegtijdig te beëindigen mits betaling aan de beroepsbeoefenaar van: de kosten en erelonen die overeenstemmen met de reeds uitgevoerde werkzaamheden, alles wat de beroepsbeoefenaar bij de uitvoering van de opdracht had kunnen winnen. Deze schadeloosstelling wordt op werkelijke basis berekend, met een minimum van 25 % van de erelonen die verschuldigd waren geweest in geval van volledige uitvoering van de opdracht.
3.3. Afhandeling
Na de beëindiging van de overeenkomst worden alle boeken en bescheiden die toebehoren aan de cliënt ter beschikking gesteld van de cliënt of zijn gevolmachtigde.
4. - Onmiddellijke beëindiging om bepaalde reden(en)
4.1. In alle gevallen kan de beroepsbeoefenaar de overeenkomst op elk ogenblik, zonder opzeggingstermijn en zonder vergoeding beëindigen, indien er redenen zijn die de voortzetting van de professionele samenwerking onmogelijk maken, zoals: omstandigheden die de onafhankelijkheid van de beroepsbeoefenaar in het gedrang brengen, omstandigheden die de uitvoering van de opdracht conform de beroeps- en deontologische normen onmogelijk maken, de kennelijke tekortkoming(en) van de cliënt ten aanzien van zijn eigen verbintenissen zoals omschreven in de onderhavige algemene voorwaarden (punt 6.2.) en in de opdrachtbrief, in geval van toepassing van de WCO op de cliënt of van procedure van ontbinding of kennelijk onvermogen van de cliënt. De redenen die de onmiddellijke stopzetting van de overeenkomst verantwoorden, dienen aan de cliënt te worden medegedeeld. Naargelang de omstandigheden kan de beroepsbeoefenaar zijn beslissing laten voorafgaan door een waarschuwing of een aanmaning aan de cliënt. Wanneer hij de overeenkomst stopzet, wijst de beroepsbeoefenaar de cliënt op de rechtshandelingen die dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van zijn rechten, en waarvoor hij opdracht had gekregen.
4.2. In geval van faillissement van de cliënt is de overeenkomst van rechtswege ontbonden.
4.3. De cliënt kan te allen tijde, zonder naleving van een opzeggingstermijn en zonder betaling van een schadevergoeding, de overeenkomst stopzetten, indien de beroepsbeoefenaar kennelijk in gebreke blijft zijn eigen verbintenissen, zoals omschreven in onderhavige algemene voorwaarden (punt 6.1.) en in voorkomend geval in de opdrachtbrief, uit te voeren. Hij zal in elk geval zijn beslissing laten voorafgaan door een geschreven ingebrekestelling aan de beroepsbeoefenaar.
5. – Opschorting van de uitvoering van verbintenissen
In geval van niet-nakoming, van niet-correcte of niet-tijdige uitvoering door de cliënt van zijn verbintenis(sen), bijvoorbeeld in geval van niet-betaling van erelonen of voorschot(ten) overeenkomstig artikel 7 hieronder, is de beroepsbeoefenaar gerechtigd de uitvoering van zijn verplichtingen op te schorten of uit te stellen totdat de cliënt aan zijn verplichtingen heeft voldaan. De beroepsbeoefenaar brengt de cliënt hiervan schriftelijk op de hoogte. Indien er na de aanvang van de schorsing of het uitstel van uitvoering, rechtshandelingen dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van de rechten van de cliënt, en waarvoor de beroepsbeoefenaar opdracht had gekregen, wijst hij de cliënt hierop. Alle kosten en lasten voortvloeiend uit de opschorting of het uitstel zijn ten laste van de cliënt. De beroepsbeoefenaar is in alle omstandigheden gerechtigd op betaling van de erelonen en kosten m.b.t. de reeds verrichte werkzaamheden.
6. – Rechten en plichten van de partijen
6.1. Rechten en plichten van de beroepsbeoefenaar
De beroepsbeoefenaar voert met de vereiste zorg de hem toevertrouwde opdrachten in volledige onafhankelijkheid uit, krachtens een middelenverbintenis. Hij waakt erover dat de gepresteerde diensten worden geleverd volgens de deontologische en andere beroepsnormen van het Instituut, rekening houdend met de relevante wetgeving en regelgeving van kracht op het moment van de uitvoering van de overeenkomst. De beroepsbeoefenaar kan in geen geval aansprakelijk worden gehouden voor de gevolgen van mogelijke latere wijzigingen – desgevallend met terugwerkende kracht – aan deze wettelijke en reglementaire bepalingen. Evenmin is hij verantwoordelijk voor gevolgen van eventuele tekortkomingen, fouten of overtredingen die zouden zijn begaan vóór zijn tussenkomst. De uitvoering van de opdracht is niet - behoudens andersluidend beding - specifiek gericht op het ontdekken van eventuele fraude. Behoudens andersluidend beding is de beroepsbeoefenaar niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan van de informatie die de cliënt of diens aangestelde(n) hem overmaken, noch de betrouwbaarheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die hem door de cliënt worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen. De beroepsbeoefenaar mag zich laten bijstaan door medewerkers of deskundigen van zijn keuze en de uit de overeenkomst voortvloeiende opdrachten geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door (een) aangestelde(n) of deskundige(n). Overeenkomstig artikel 33 van de Wet van 22 april 1999 met betrekking tot de boekhoudkundige en fiscale beroepen, heeft de beroepsbeoefenaar zijn burgerlijke beroepsaansprakelijkheid laten verzekeren met een polis die is goedgekeurd door de Raad van het Institute for Tax Advisors and Accountants. De beroepsbeoefenaar, evenals zijn gevolmachtigde(n) of aangestelde(n), zijn tot het beroepsgeheim gehouden, overeenkomstig artikel 58 van de Wet van 22 april 1999 met betrekking tot de boekhoudkundige en fiscale beroepen en artikel 32 van het KB van 1 maart 1998 tot vaststelling van het reglement plichtenleer der accountants, onder voorbehoud evenwel van toepassing van de bepalingen van de wetgeving en reglementering tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
6.2. Rechten en plichten van de cliënt
De cliënt verbindt er zich toe: de beroepsbeoefenaar alle documenten, gegevens en informatie die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht tijdig ter beschikking te stellen; de werkzaamheden die hem desgevallend op basis van de opdrachtbrief toekomen, te verrichten; elk gegeven, elke gebeurtenis of ontwikkeling die enige invloed zou kunnen hebben op de uitvoering van de opdracht ter kennis te brengen van de beroepsbeoefenaar; indien de beroepsbeoefenaar hierom verzoekt, schriftelijk te bevestigen dat de verschafte documenten, inlichtingen en uitleg juist en volledig zijn; na te gaan of de door de beroepsbeoefenaar geleverde documenten en staten overeenstemmen met zijn verwachtingen en met de door hem verschafte informatie, en indien dit niet het geval is, hem hiervan onverwijld op de hoogte te brengen.
6.3. Verbod op afwerving
De cliënt en de beroepsbeoefenaar verbinden er zich uitdrukkelijk toe om, tijdens de hele duur van de overeenkomst en tijdens een periode van 12 maanden na de beëindiging ervan, ongeacht de reden van beëindiging, geen personeelslid of zelfstandige medewerker van de andere partij, betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst, rechtstreeks of onrechtstreeks in dienst te nemen of hem/haar rechtstreeks of onrechtstreeks (bijvoorbeeld via een rechtspersoon) werkzaamheden te laten uitvoeren buiten het kader van een overeenkomst tussen de cliënt en de beroepsbeoefenaar, behoudens voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van de andere partij. Elke overtreding van dit verbod zal aanleiding geven tot een eenmalige forfaitaire schadevergoeding ten bedrage van 15.000,00 EUR.
7. – Erelonen
7.1. Bepaling van de kosten en erelonen
De kosten en erelonen worden vastgesteld overeenkomstig de geldende wettelijke en reglementaire bepalingen, van toepassing op de beroepsbeoefenaar en voorzien in de opdrachtbrief, waarvan onderhavige algemene voorwaarden integraal deel uitmaken. De kosten en erelonen zijn verschuldigd naarmate de werkzaamheden ten behoeve van de cliënt worden verricht, ook al is de opdracht niet noodzakelijk beëindigd.
7.2. Betalingsvoorwaarden
Facturen en/of ereloonnota’s zijn betaalbaar binnen de 30 dagen na factuurdatum. Laattijdige betalingen geven van rechtswege en zonder dat een ingebrekestelling is vereist, aanleiding tot: een intrestvergoeding gelijk aan deze bepaald in artikel 5 van de Wet op de bestrijding van de betalingsachterstand van 2 augustus 2002, een conventionele schadevergoeding waarvan het bedrag forfaitair wordt bepaald op 10 % van de onbetaalde bedragen met een minimum van 250,00 EUR.
7.3. Voorschotten
De beroepsbeoefenaar kan een of meerdere voorschotten vragen. Deze voorschotten worden dan verrekend in de eindstaat van kosten en erelonen.
7.4. Betwisting van staat van kosten en erelonen
Alle betwistingen van kosten en erelonen dienen via aangetekend schrijven binnen de 15 dagen na factuurdatum gemotiveerd geformuleerd te worden aan de beroepsbeoefenaar. Indien geen (tijdige) betwisting de beroepsbeoefenaar bereikt, wordt verondersteld dat de cliënt akkoord gaat met de gefactureerde diensten.
8. – Aansprakelijkheid
Onverminderd het bepaalde in artikel 33 van de Wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen is de volledige (contractuele, extracontractuele of andere) aansprakelijkheid voor de uitvoering van de opdracht, beperkt tot de bedragen waarop de door de beroepsbeoefenaar afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering recht geeft met inbegrip van het eigen risico dat de beroepsbeoefenaar eventueel draagt overeenkomstig die verzekering. Indien, om welke reden dan ook, de aansprakelijkheidsverzekeraar niet tot uitkering overgaat, is alle aansprakelijkheid beperkt tot éénmaal het bedrag van het voor de uitvoering van de opdracht gefactureerde ereloon. Indien het een recurrente opdracht betreft, wordt deze coëfficiënt toegepast op het bedrag van de erelonen die aan de client werden gefactureerd gedurende de twaalf maanden die het schadeverwekkende feit voorafgaan, of vanaf het begin van de uitvoering van de opdracht indien deze periode korter is dan één jaar. Deze beperkingen zijn eveneens van toepassing op alle aanspraken uit hoofde van de uitvoering van de opdracht, die gericht zouden worden tegen alle personen, vennoten, bestuurders en/of zelfstandige medewerkers, die de hoedanigheid van verzekerde hebben in de zin van
desbetreffende verzekeringscontract. Ze zijn niet van toepassing wanneer de aansprakelijkheid het gevolg is van een fout gepleegd met bedrieglijk opzet of met het oogmerk om te schaden. Bijgevolg is deze beperking uitdrukkelijk van toepassing op elke aansprakelijkheid voortvloeiend uit alle andere fouten waarvoor de beroepsbeoefenaar, zijn vennoten, bestuurders en/of zelfstandige medewerkers aansprakelijk zouden zijn. Indien zou blijken dat twee of meer schadegevallen voortvloeien uit één en dezelfde fout, worden zij beschouwd als één enkel aansprakelijkheidsgeval en wordt de aansprakelijkheid derhalve beperkt tot het hoogste bedrag van de bedragen die van toepassing zijn op de betrokken opdrachten of overeenkomsten. Behoudens andersluidende dwingende wetsbepaling, geeft de schade voortvloeiend uit (a) een verlies van baten, goodwill, handelsopportuniteiten of verwachte besparingen of voordelen, (b) het verlies of de beschadiging van gegevens, of uit (c) onrechtstreeks verlies of schade, in geen geval recht op schadeloosstelling.
9. - Elektronisch overmaken van gegevens
Gedurende de verlening van de diensten, kunnen de partijen elektronisch communiceren. Het is echter onmogelijk te garanderen dat het elektronisch overmaken van gegevens volledig veilig, zonder virus of zonder vergissing kan gebeuren en bijgevolg kunnen dergelijke transmissies van gegevens worden onderschept, vervalst, verloren, vernield, vertraagd of onbruikbaar gemaakt. De partijen erkennen hierbij dat geen enkel systeem of geen enkele procedure dergelijke risico’s volledig kan uitsluiten. Hierbij bevestigen de partijen dat ze die risico’s aanvaarden, het gebruik van elektronische communicatie geldig toelaten en overeenkomen om alle beschikbare en passende middelen te gebruiken om de meest verspreide virussen op te sporen alvorens informatie langs elektronische weg door te zenden. Elke partij zal verantwoordelijk zijn voor de bescherming van haar eigen systemen en belangen met betrekking tot de elektronische communicatie en geen enkele partij zal aansprakelijk worden gesteld, ongeacht de wijze of vorm, voor enig verlies, voor enige vergissing of verzuim, die het gevolg is van of verband houdt met het gebruik van elektronische communicatie tussen de partijen.
10. - Overmacht
BV “TeamAccount” is van rechtswege bevrijd en niet gehouden tot nakoming van enige verbintenis tegenover de cliënt ingeval van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan de situatie waarin de uitvoering van de overeenkomst door BV “TeamAccount” geheel of gedeeltelijk, al dan niet tijdelijk, verhinderd wordt door omstandigheden buiten de wil van BV “TeamAccount”, zelfs al was deze omstandigheid ten tijde van de totstandkoming van de overeenkomst al te voorzien. De volgende gevallen worden alleszins als overmacht beschouwd: machinebreuk, staking of lock-out, brand, oproer, oorlog, epidemie, pandemie, overstroming, hoog ziekteverzuim, elektrische-, informatica-, internet- of telecommunicatiestoringen, beslissingen of interventies van overheidswege (met inbegrip van weigering of annulering van een vergunning of een licentie), brandstoftekorten en fouten of vertragingen te wijten aan derden. Indien BV “TeamAccount” zich op overmacht beroept, is zij niet verplicht om het ontoerekenbare of onvoorziene karakter van de omstandigheid die overmacht uitmaakt te bewijzen. Ingeval van overmacht worden de verplichtingen van BV “TeamAccount” opgeschort. Ingeval de overmacht langer dan twee maanden zou duren, is BV “TeamAccount” gerechtigd om de overeenkomst zonder tussenkomst van de rechter te ontbinden, zonder dat BV “TeamAccount” gehouden is tot betaling van enige vergoeding aan de cliënt.
11. - Intellectuele eigendomsrechten
Alle intellectuele eigendomsrechten en afgeleide rechten waarvan BV “TeamAccount” bij de uitvoering van de opdracht voor de cliënt, gebruik maakt, blijven volledig en onvoorwaardelijk eigendom van BV “TeamAccount”. Onder intellectuele eigendomsrechten wordt verstaan: auteurs-, merk-, tekeningen- en modellenrechten en/of andere (intellectuele eigendoms-)rechten, waaronder al dan niet octrooieerbare technische en/of commerciële knowhow, methoden en concepten. Het is de cliënt uitdrukkelijk verboden computerprogramma’s of toepassingen, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, (model-)contracten en andere geestesproducten van BV “TeamAccount”, één en ander in de ruimste zin van het woord, al dan niet met inschakeling van derden te verveelvoudigen, openbaar te maken of te exploiteren. Openbaarmaking kan derhalve alleen geschieden na verkregen toestemming van BV “TeamAccount”. De inhoud van de website, afbeeldingen, logo’s, tekeningen, foto’s, data, productnamen, teksten, enz. zijn beschermd door het auteursrecht en andere (intellectuele) eigendomsrechten en verdragsbepalingen.
12. - Verwerking persoonsgegevens cliënten (privacy)
Onverminderd het bepaalde in punt IX. - “Bepalingen in het kader van de Antiwitwaswetgeving” gaat de cliënt er expliciet mee akkoord dat zijn/haar persoonlijke gegevens (kunnen) worden gebruikt in het kader van de uitvoering van de door de cliënt aan BV “TeamAccount” gegeven opdracht en voor administratieve doeleinden, zoals het aanmaken en bijhouden van een klantendatabase, verzendingen en facturen. De door BV “TeamAccount” aan de cliënt gevraagde en door de cliënt gegeven informatie is noodzakelijk voor het voltooien van de opdracht en de facturatie ervan. Door het geven van een opdracht komen de klantgegevens terecht in het klantenbestand van BV “TeamAccount”. Persoonlijke gegevens zullen enkel verwerkt worden voor promotionele doeleinden, persoonlijke reclame en/of andere (re)marketing doeleinden met expliciete, voorafgaandelijke en afzonderlijke toestemming van de cliënt. De cliënt heeft het recht zich kosteloos te verzetten tegen en zijn toestemming te weigeren voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor deze doeleinden. Onverminderd het bepaalde in punt IX. - “Bepalingen in het kader van de Antiwitwaswetgeving” zal BV “TeamAccount” deze persoonlijke informatie nooit doorgeven aan derde partijen, tenzij dit expliciet toegestaan wordt door de cliënt of wordt aangevraagd door gerechtelijke autoriteiten of wanneer het wettelijk verplicht is om dat te doen. Onverminderd het bepaalde in punt IX. - “Bepalingen in het kader van de Antiwitwaswetgeving” heeft de cliënt steeds het recht om zijn/haar persoonlijke informatie aan te passen of te bekijken. Voor een meer uitvoerige informatie omtrent de verwerking van persoonsgegevens in en door ons kantoor verwijzen wij naar de in bijlage bij deze algemene voorwaarden opgenomen tekst van het document “PRIVACYBELEID VAN BV TEAMACCOUNT”.
13. - Toepasselijk recht en oplossing van geschillen
De interpretatie en de uitvoering van de overeenkomst worden door het Belgische recht beheerst. Indien er tussen Partijen een geschil ontstaat over de geldigheid, de interpretatie of de uitvoering van deze overeenkomst, en indien dit geschil niet door overleg op minnelijke wijze kan worden opgelost, verbinden de Partijen zich ertoe om het geschil op te lossen door bemiddeling. Partijen zullen in onderling overleg een onafhankelijk, neutraal en erkend bemiddelaar aanstellen. De Partijen verbinden zich ertoe om de bemiddeling niet stop te zetten vooraleer elke Partij haar standpunt tijdens een eerste bemiddelingszitting heeft uiteengezet. Pas daarna zullen eventuele verdere (gerechtelijke) stappen worden genomen. Deze overeenkomst zal tot de uitsluitende bevoegdheid behoren van de hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waar de zetel van de beroepsbeoefenaar gevestigd is.
Betwistingen met betrekking tot kosten en erelonen mogen worden voorgelegd aan de Arbitragecommissie bij het Institute for Tax Advisors and Accountants, die zich bij wijze van definitieve beslissing uitspreekt, in eerste en laatste aanleg gewezen en zonder procedurekosten.